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中国第一历史档案馆查档攻略
来源:公众号:皇史宬 作者:刘贝嘉 点击数:129 更新时间:2018-9-15

编者按:

近年来,随着中国第一历史档案馆(以下简称“一史馆”)档案开放力度逐渐加大,来馆查档人数逐年攀升,但初次前来查阅的利用者往往需要一些指导帮助。本文作者刘贝嘉,南京大学文学院古典文献专业2016级硕士生,在查档之余,热心将其个人经验整理成文,供广大利用者参考。

位于故宫西华门内的一史馆热忱欢迎各位利用者的到来,查档详情还可以参照文末的《中国第一历史档案馆查档指南》。

本文首刊于南京大学古典文献研究所公众号“南雍论学”(ID:NJDXGDWXYJS),本号经授权予以转载。


明清档案存世约计两千余万件,分贮海内外各档案馆、图书馆、博物馆,其中又以一史馆所藏最为丰赡。笔者结合档案查阅时的心得,撰为指南。


准备篇


一、物品携带

必需:介绍信、身份证、纸笔或U盘

禁止:电脑、ipad、相机

其余随意


二、开放时间

工作日(周一至周五)8:00-16:00


三、交通

中国第一历史档案馆位于故宫博物院内,一般而言,地铁最为便利。

乘地铁1号线至天安门西B口,出站沿南长街入口向北步行15分钟至第一个十字路口(南长街与西华门大街交汇处),右转直行至西华门。于门卫处出具介绍信、身份证,填写登记单,个人信息之外,事由一栏写“查档”,其余则不必填。登记单一式两份,一留作单底,一随身携带,离馆时再交还门卫处。(注:南长街至西华门大街一段共享单车不准入内,乘5路/观光1线/观光2线亦可抵达,但经实测,与步行耗时相当,故不推荐。)

由西华门进入故宫博物院,直行至第一个路口(宝蕴楼处)左转,直行5分钟即到一史馆。

▼ 交通路线示意图

入馆,于门卫处填写登记单。依照馆内路标指示至利用处,刷身份证并填单登记,领取存包牌。休息区存包后,至阅览室(利用处隔壁)查档。阅览室内有电脑及一史馆所编纸质出版物(开架),室外有缩微阅读机,根据自己需求选用。

注:水杯放阅览室门口小桌或休息区,包、手袋、食品、雨具等需寄存。


四、餐饮

一史馆内不提供餐饮。南/北长街沿街饭店多为旅游餐,贵且难吃,极不推荐。可自带食品,馆内有冷热直饮水。或订外卖,但只送至西华门,需出去自取,往返约需十分钟。


五、禁约

不得拍摄档案,违者将终止使用权限;

严禁吸烟;

不可充电,需自携充电宝;

手机需调至静音。


《利用档案须知》和《来馆查档流程》

 

查档篇之一


一、明确局域网与官网检索系统的差别。

要言之,局域网检索所得更为齐备①。

局域网为一史馆内所用网络,官网即我们所能看到的官方主页。

▼ 第一历史档案馆官网检索页面

经比对,局域网检索结果与官网检索差别主要有三:

(一)全宗数目上差异。局域网可供查询的全宗有九:1、内阁 2、军机处 3、宫中档 4、内务府5、宪政编查馆 6、修订法律馆 7、刑部——法部 8、民政部 9、京师高等审判厅、检查厅。而官网仅提供内阁、军机处、宫中档这三个最为常用的全宗。

(二)档案件数上差异。凡经数字化的档案在局域网中尽可检索而得,而官网中则有选择性地列出部分。一般而言,官网会保留奏本条目,而对于公文性质的题本大加删略。以乾隆朝某位军机大臣为例,局域网检索可得3700余条,而官网仅6条。

(三)检索栏位上差异。以“责任者”为例,局域网内提供责任者A,责任者B,责任者C更为细化的检索条件,而官网只有关于责任者A的检索。

明确以上差别,知官网检索尚有诸多缺漏,留待完善,可以作为参考,但不可完全凭信,仍当以一史馆内局域网为准。


二、明确档案开放程度

一史馆档案以2010年为界,此前所有全宗全部开放,均可阅览档案原件。2010年之后开始实行数字化:

(一)部分全宗已完成数字化,可在一史馆阅览室电脑内检索。

(二)部分全宗仍为胶片形式,需在阅览室外的缩微阅读器上看。

(三)大部分全宗则封存暂不对外开放,日后随数字化的逐步完成,将分批开放。如清代民政部全宗档案1079卷,在经数字化扫描后即于2017年正式开放,于馆内检索平台上可查。

可见,一史馆内目前开放的档案分为电脑检索与缩微胶片两种形式,分别涵盖不同的全宗。只有明确各自所包含的内容,才能按需取用。

▼ 电脑阅读区和胶片阅读区图

 

查档篇之二

 

电脑检索系统目前主要有两个:“中国第一历史档案馆信息化平台”“明清档案文献全文数据库”,均在局域网内。

另有部分全宗尚未数字化,不在电脑检索系统内,以胶片的形式保存,需在阅览室外的缩微阅读器上看。馆内有纸质缩微目录供查阅,按需向阅览室前台索要胶片。

下面将逐一介绍。


一、中国第一历史档案馆信息化平台

最为常用的检索平台。首次查档会分配一个人账号,供登录此平台,一年内有效。此平台内含三大项检索:

(一)档案查询

依检索方式,又可分为“检索词”与“全宗树”两种

1、检索词,“普通查询”与“高级查询”两种模式。其中高级查询可依据档号、电子档号、案卷号、原档号、缩微号、文种、文字种类、件数、官职爵位(A、B、C)、责任者(A、B、C)、责任者注、贴黄、题名、原纪年代码、原纪年、公元纪年、外国纪年、朱批时间、分类号、国家民族、地区、附注项、主题词、朱批内容,共24项组合检索。

检索结果会显示:档号、官职爵位、责任者、题名、原纪年、原纪年代码、电子档号、缩微号、图片、详细、摘抄共11项内容(关于图片复制和文本摘抄下文会涉及)。

2、全宗树,即根据目录查阅。目前所开放的全宗有九,依次为:

1.内阁(1629-1911)

(1)题本  (2)满文题本

2.军机处(1729-1911)

(1)录副奏折  (2)满文录副奏折  (3)满文档簿

3.宫中档

(1)朱批奏折

4.内务府(1654-1911)

(1)奏案  (2)呈稿  (3)来文

5.宪政编查馆(1905-1911)

(1)考察筹备立宪  (2)文书档案

6.修订宪法馆(1907)

(1)案卷  (2)文件

7.刑部-法部(1631-1911)

(1)刑-法部  (2)新整刑-法部  (3)刑-法部残破档案

8.民政部(1906-1911)

(1)案卷  (2)文件

9.京师高等审判厅、检查厅(1907-1911)

(1)案卷  (2)文件

各全宗因其在整理时按内容分类编次,因此可利用全宗目录去找专题内容。如录副奏折下分18类,每一类下又有小类,以“法律类”为例,下分律例、审办、命案、盗案、贪污、监狱解护、发遣、禁烟、其他九小类。

▼ 档案检索页和检索结果示例

▼ 高级检索页和检索词示例

(二)专题查询

分专题加以辑录,每一专题内可检索关键词。

1、清代文书档案图鉴(可了解各类文书档册形制,亦可用于配插图)

2、祁隽藻档案

3、恭王府资料汇编

4、雨雪粮价单(康熙六年四月三十日至宣统三年九月十八日)

5、清代灾赈史料汇编(康熙四十八年十一月初八日至光绪三十一年九月初五日)

6、清史图典(计有4087幅,搜罗故宫博物院、台北“故宫博物院”、一史馆、国图、北大、中国历史博物馆、台湾傅斯年史语所、法国巴黎吉美博物馆、日本宫城县东北大学图书馆等海内外共藏机构所藏清代书轴画卷,缺点是扫描清晰度不高,题跋上的字稍小便无法辨认。)

7、奏销档(雍正元年正月至宣统六年十二月)

8、军机处电报档汇编(光绪十年三月二十七日至宣统二年八月十三日)

9、军机处满文寄信档(乾隆十五年三月初十日至乾隆六十年十二月十九日)

10、军机处满文熬茶档(乾隆五年五月初三日至乾隆十三年闰七月初三日)

11、军机处随手档(嘉庆元年正月初二日至宣统三年十一月三十日)

12、宫中履历折单片(乾隆十二年至光绪二十九年)

▼ 专题检索结果示例

(三)档案全文检索

档案全文检索系统有如下特点:可实现档案全文的字词检索,档案扫描件均可识别转化为文字,文图对照便于检核,可全文复制粘贴。包含以下五种档册:

1、大清历朝实录

所据为台湾华文书局影印的《清实录》,字略显小。使用体验不如爱如生“清实录客户端”,后者所据为中华书局影印之《清实录》。

2、军机处上谕档

用户体验不如“明清档案文献全文数据库”中的“军机处上谕档”(后面会介绍到),故不推荐。

3、军机处随手档

(1)检索平台古籍菜单目录上,随手档年份标识有两种:一种是常规型,如“乾隆三十五年”;一种则略为特殊,如“乾隆三十五年后——乾隆三十九年前1”,其实就是指“乾隆三十六年”。这两种纪年方式并存,造成极大的不便:

首先,形式混乱,体现在古籍菜单目录上则依次显示为:“乾隆三十五年” 、“乾隆三十五年后——乾隆三十九年前1”、“乾隆三十五年后——乾隆三十九年前2”、“乾隆三十五年后——乾隆三十九年前3”、“乾隆四十年”。

其次,年份易错乱,如“乾隆二十一年后——乾隆三十三年前”,按理中间当有11年,而检索平台上仅列“乾隆二十一年后——乾隆三十三年前1”至“乾隆二十一年后——乾隆三十三年前10”共10年,具体每个数字所对应年份便无法搞清。实则随手档缺失乾隆二十二年,故“乾隆二十一年后——乾隆三十三年前1”所指实为乾隆二十三年,而非自二十二年算起。

(2)随手档扫描件可自动转为文字,并可全文复制粘贴,识别率尚可,但使用时仍需注意:首先,随手档系行楷写就,转为文字时多有形近而讹及无法辨识处(显示为“□”);其次,随手档注文、夹批在转为文字时极易错简,杂入正文。因此不可直接取用,需认真核对。

(3)随手档于称谓上较为随意多变,如“舒赫德”,在随手档中或称本名,或称“舒大人”,或称“舒中堂”,或径书一“舒”字。明确这点,在全文检索专人时方不至于遗漏。

4、内阁起居注

起居注文字转化准确率很高,可以直接复制。但仍需对照纸质版(广西师大出版社影印),原因在于检索平台存在个别起居注未完全扫描的情况。如乾隆二十二年起居注,系统只扫描了至正月初九日,余下部分悉数付之阙如,对照纸质书则知当年起居注完整无缺,因工作疏忽而致缺失。

5、钦定大清会典

▼ 档案全文检索页和检索结果示例


二、明清档案文献全文数据库

(一)大明会典

(二)大清五部会典

(三)大清历朝实录

(四)军机处上谕档

推荐使用此处的上谕档检索,而非“中国第一历史档案馆信息化平台”上“档案全文检索”里的上谕档,原因有三:1、搜罗更为全备;2、界面较人性化; 3、文、图行款格式完全一致,便于文图对照检核。

但是亦有弊端,主要表现在以下三方面:

1、异体字无法识别显示,不便直接取用。如“寄”的异体字显示为一空白(不是□),“大学士舒字寄两江总督”显示为“大学士舒字 两江总督”。因此全文复制时需核对原图,补足空白处。如量大,可先复制粘贴至写字板内,圈选空白处(实际有字,但无法显示),点击“替换”,统一替换为它的正体字,较为省力。

2、系统所示的事件时间与档案所记时间不一致。如“乾隆四十二年五月初八日奉旨《元史》《辽史》《明史》《通志》《通典》《音韵述微》《蒙古源流》《临清纪略》各书仍著于敏中同原派之大臣阅办,钦此。”而系统将此上谕系于“乾隆四十二年五月初十日”,与原文互相抵牾,使用时尤当谨慎。

3、程序BUG,有时无法登录。中途如退出程序,亦不可再登入,会显示“该账号已登录”云云。

(五)大清光绪新法

▼ 明清档案文献全文数据库检索结果示例


三、缩微胶片查询

“中国第一历史档案馆信息化平台”中列有“胶片查询”一栏,然空存名目,并无内容。阅览室前台有馆藏缩微胶片目录,按需向馆员索取胶片,在阅览室外的缩微品阅读器上看。

目前所藏胶片档案含以下全宗:

(一)内阁(东北移交题本,吏科史书,起居注,三藩史料,满文老档等)

(二)军机处(寄信档,议复档,剿捕档,满文月折等)

(三)宫中档(履历折、单、片,康熙朝满文朱批奏折等)

(四)内务府(奏销档,活计档,内务府月折,内务府题本题稿)

(五)其他全宗及专题档案(顺天府,黑龙江将军衙门,宁古塔副都统衙门,珲春副都统衙门,阿拉楚喀副都统衙门,赵尔巽,邮传部,汤寿潜;清西陵,贻谷案,英国移交广东省档案,明题行稿,机器局,第二次鸦片战争史料等)


查档篇之三


一、图片复制

“中国第一历史档案馆信息化平台”中“档案查询”和“专题查询”两部分所涉档案均可拷贝数字化图片,但每人当年最多限20件(以“件”计,不论页数)。步骤如下:

(一)档案检索结果中依次点选【图片】——【摘抄】——摘抄类型为【复制】——【保存】。

(二)所保存档案均存在“中国第一历史档案馆信息化平台”中的“复制待选箱”内,在待选箱中选择最终欲拷贝的档案图片(可多选,不得超20件),点击【提交】。

(三)至阅览室前台填写档案复制登记单,大致填所选档案的利用目的、档号、题名、责任者、原纪年等,交由档案馆审核。

(四)三个工作日后携U盘前去拷贝,代取亦可③,无需任何费用。

▼ 图片复制示例


二、文字摘抄

文字摘抄又分为两种类型,介绍如下:

(一)【中国第一历史档案馆信息化平台】——【档案检索】——【检索结果】中所列档案条目,于每一条目后均有【摘抄】。点击进入摘抄页面,会自动生成档号,摘抄日期,题名,官职爵位A,责任者A,原纪年等项,只需摘抄档案内容即可,极为省事。

推荐用于“中国第一历史档案馆信息化平台”中“档案检索”和“专题检索”部分的摘抄。

此类摘抄每天最多限200条。

(二)【中国第一历史档案馆信息化平台】中另有【摘抄】一项(非“档案检索”下的“摘抄”),分为三栏:1、摘抄对象(胶片/全文检索,二选一)2、名称3、摘抄内容,均需手动填写,无法自动生成其他各项。

推荐适用:

1、“中国第一历史档案馆信息化平台”内的“档案全文检索”的全文复制粘贴(如实录,随手档,起居注,上谕档)。

2、“明清档案文献全文数据库”中全部内容的复制粘贴。(注:以上可先复制至写字板,编辑排版完成后再粘贴至摘抄内容一栏里)

3、缩微胶片的摘抄。无条目、字数上限制。

注:所有系统上摘抄均在“中国第一历史档案馆信息化平台”上“利用结果”中有所记录。检索电脑上无U盘插口,故读者需于离馆前自携U盘至阅览室前台处拷贝。

▼ 文字摘抄示例

 

工具篇


一、出版物

阅览室内还有一史馆所编选的纸质出版物可供查阅,均为开架阅览。“中国第一历史档案馆信息化平台”内有“出版物查询”一项,备列第一历史档案馆纸质出版物,并注明所在柜号,供读者检寻。一般而言,大型丛书保存完整,而早年间出版的单册图书间有遗失。

为何仍要利用纸质出版物?除了此类丛书按专题辑录、史料更为集中外,还有一点重要原因:

如前所述,一史馆档案于2010年数字化后,只开放有限的几个全宗。而2010年之前的出版物中则保留有大量现已封存、无法在馆内系统中检索到的档案原文,如一史馆所编、西泠印社2003年出版的《清宫御膳》即据完全开放时(除涉外档案因法律规定外)所见档案编选而成,今不见诸检索系统及缩微胶片。可见纸质出版物与电子检索互为补充,而非因此废彼。


二、在线工具查询

“中国第一历史档案馆信息化平台”内有“工具查询”一项,包括以下在线工具书:

(一)别号索引排序表(别号、人名双向检索)

(二)六部成语(六部专有名词词典,如“吏部”中“甘结”一词,释曰:凡官府断案既定,或将财物令事主领回者,皆命本人作一情甘遵命之据,上写花押谓之“甘结”。)

(三)类目分类表

(四)历史地图册

(五)民族分类表

(六)清代各地将军都统大臣年表

(七)清季中外使领年表

(八)世界各国地区分划表

(九)职官年表

(十)中国行政区划表

(十一)中西历对照

(十二)原馆藏档案目录

(十三)原馆藏档案扫描目录



编者注:

①一史馆官网(互联网)档案目录开放工作较馆内局域网数字化档案开放工作开展较晚,二者进程有先有后,因此在开放内容及数量上存在差异(目前局域网开放档案条目并挂接相关档案扫描图像330余万件,官网开放档案条目110余万条)。随着档案数字化进程加快及官网的改版,二者的开放范围及数量都会相应增长。查档者可及时登录一史馆官方网站或来电来函了解相关进度。

②本文所列可查阅胶片不尽完全,如需查阅,可详询工作人员。

③代取复制图像需出示书面委托书、代理人身份证原件等。

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